La DGDDI est la dernière administration du Ministère qui ne bénéficiait pas d’un outil de gestion des absences. Cet outil ministériel est mis en place à travers l’application Sirhius à compter du 1er novembre 2022.
Le déploiement de la gestion des absences via Sirhius se fait en plusieurs phases. D’autres Directions interrégionales y sont déjà passées. Nous sommes plus sur la fin du déploiement actuellement, ce qui permet de prendre du recul sur ce qui pose problème et gérer les soucis.
Il est attendu de ce nouvel outil des facilitations sur la gestion des absences, la gestion du CET, des possibilités de requêtage dans la gestion du personnel.
La DI de Montpellier veut s’assurer que l’ensemble des services concernés ne connaissent pas de blocages. Si cela devait être le cas, la DI les fera remonter au Ministère pour les lever.
Des formations à ce nouveau système de gestion des absences seront mises en place avant la fin du mois pour les managers. Ce nouveau dispositif selon la DI doit être le plus neutre possible pour l’agent.
Les Directions régionales seront équipées de nouvelles badgeuses. Les anciennes badgeuses prennent en compte une pause méridienne d’une durée de 45 minutes alors que les nouvelles sont paramétrées à l’heure actuelle pour une pause méridienne de 2h30, ce qui va obliger les agents à demander un correctif. Le problème devrait être résolu très rapidement.
Les nouveaux badges quant à eux ont également été commandés, mais ils devront faire l’objet d’une attribution d’un code nominatif attribué par la Direction générale. La DI espère que ces badges seront opérationnels au 1er novembre prochain.
L’idée aujourd’hui est de mettre en place l’outil gestion des absences sans que cela ne remette en cause les accords ARTT de 2002. Il n’est absolument pas question de la remise en cause des horaires des bureaux. Chaque agent a un horaire individuel connu de la badgeuse.
Au 31 octobre 2022, sera intégrée la situation personnelle de 431 agents (au forfait ou en horaires fixes ou en horaires variables, congés et heures d’avance) pour alimenter le système.
Chaque agent devra alors vérifier sa situation personnelle et faire remonter aux ressources humaines toute erreur détectée. Le service RH diffusera une note à l’ensemble des agents concernés pour les sensibiliser sur ce sujet.
À la question de savoir comment intégrer les absences à distance si l’agent ne dispose pas d’un ordinateur ni d’une carte cybel, il a été répondu que l’agent demanderait l’intégration par son responsable hiérarchique dans Sirhius.
La gestion des récupérations fera l’objet d’un déploiement ultérieur. Toutes les DI en sont au même point à l’heure actuelle. À l’heure actuelle aucun calendrier n’est arrêté pour l’intégration du volet « temps » du dispositif.
Gestion de cote de service
Un agent pourra transformer ses heures d’avance en récupération par le biais de Sirhius mais après concertation avec son chef de service pour que cela ne soit pas un souci au niveau du planning du service.
Concernant l’écrêtage des heures d’avance, la DI rappelle que la règle des 12h d’avance ne change pas et que l’agent sera informé (ce qui est déjà le cas aujourd’hui) en cas de dépassement de ce seuil.
À la question de savoir si des heures d’avance pourront être accolées à des jours de congé, la DI répond qu’à priori ça n’est pas bloquant.
À la question de savoir ce qu’il en sera des agents qui auront plus de 12h d’avance au 31 octobre, la DI répond que c’est anormal et qu’il faudra revenir à un système normal mais que cela pourra l’être dans le temps, pas forcément de façon immédiate. La DI rappelle que les chefs de service ne pourront pas imposer aux agents d’écrêter leurs heures d’avance courant novembre.
Il faut rappeler que l’écrêtage ne tient que pour les horaires variables. Toute demande par un agent de changement de régime horaire devra se faire par Sirhius.
À l’heure actuelle, 12 fiches pratiques expliquant le pas à pas dans Sirhius sont mises à disposition des agents via Aladin. Les chefs de service pourront également faire le choix d’un affichage de ces fiches dans le service.
Une communication de la DI est prévu via liste de diffusion, mi-octobre, en s’axant sur les deux fiches pratiques principales (Demande de CA, et Demande de correctif).
Concernant les ASA, les agents devront en faire la demande dans Sirhius mais également fournir un justificatif papier au chef de service.
À la question de savoir si des convocations peuvent être intégrées dans Sirhius, la réponse est non car aucun document ne peut être intégré dans cette application.
Le portage papier selon le dispositif préexistant sera maintenu en attendant une évolution probable de l’application.
Concernant les AEA, la DI rappelle que le cadre ne change pas, à savoir que les agents les solliciteront et que le chef de service pourra les accepter ou non car elles doivent être motivées.
À la question de savoir, quels motifs devait être renseigné dans SIRHIUS pour ce type, la réponse a été que la DI allait faire remonter cette question à la MOM-RH.
Concernant les jours de grève, ce sera au chef de service de les recenser et les intégrer. L’agent n’a pas besoin de le faire dans Sirhius.
Le volet « absences » de GTA via SIRHIUS permettra une gestion en quasi-temps réel (+24h) de son solde de congé par l’agent, avec calcul des jours de fractionnement et de retrait de jours d’ARTT si CMO.
Un point étape sera effectué par la DI à la mi-février ou début mars 2023 pour un premier retour sur la mise en place de ce dispositif.
Henry MEZY, représentant UNSA Douanes